オンライン忘年会やってみました!

参加者_m イベント・活動

新型コロナウィルスの猛威が収まらず、弥生の各拠点で新型コロナウイルス対応レベル*が3~4になってしまい、社内イベントは軒並み中止となってしまっています。

そのため、毎年開催していた忘年会/新年会が通常開催できなくなってしまったのですが、少しでもコミュニケーションする機会を持ちたいと思い、昨年情報システム部のリーダー達でオンライン忘年会を開催しましたので、レポートをお届けします。

開催方法
Zoomによるオンライン開催
Agenda?
    • 乾杯
    • フリートーク:30分×2回
    • ビンゴゲーム
    • 締め
その他
      • 食事、飲み物:nonpi foodbox(料理の宅配サービス)を利用
      • ビンゴの景品:ゲットクラブ(オンライン配送用の景品がある)を利用

*3月より段階レベルを作成し、新型コロナウイルス感染拡大状況に合わせて対応を実施しています。詳細はこちら

事前準備

時間になったら集まってみんなで話すだけだと、盛り上がりに欠ける…!そう思い、いくつかの試みをしてみました。事前準備からどのようなことをしたのか少し紹介したいと思います。

食事、飲み物

nonpi foodboxという料理の宅配サービスを利用しました。
こちらのサービスの利用方法を簡単に。

          1. 開催日、出席者を決める
          2. 幹事がサイトから開催日、人数、メニューを登録
            ※開催7営業日前に登録する必要あり、支払い方法は請求書orカード
          3. nonpi foodboxから招待URLが送られてくるので、URLを参加者に送る
          4. 参加者が各自飲み物を選んで、住所、配達日(前日or当日)を入力
            ※各自が開催5営業日前までに登録する必要あり
            ※登録が完了して最終人数(金額)が確定
          5. 登録完了した人数で請求書が幹事宛にメールがくる
          6. 参加者、金額が確定次第支払い
            ※開催日前日までに支払い

 

各自が送付先住所を入力するので、幹事は個人情報を集める必要なし!
ほとんどの人が以下の感想をもってくれました
おいしかった

ちょうどいい量だった(おなかいっぱいになった)
ですが、お酒が足りない方もちらほら。家にいるからといって呑みすぎないように要注意です。

ご飯

レクリエーション

レクリエーションとしてビンゴを開催することにしました。
オンラインですし、準備も簡単ということでオンラインビンゴのサイトをチョイス。景品も同じアプリから購入し、事前準備も簡単でした。

準備
        • 番号を選ぶ人(幹事):事前に「ゲットクラブ」のアプリをインストールしておく(Android、iOSのみです)
        • 参加する人:ビンゴサイトにアクセスして待つだけ
景品の準備
ゲットクラブで、【オンライン引換券】がついている景品を購入
※前日までに申し込めばなんとか間に合うかも!(準備は余裕をもってお願いします)

当日の様子

当初、業務が終わらなくて開始時間に人がいなかったどうしよう…等と心配していましたが、そんなこともなく時間通りにみんな集まってくれました。
全員そろったところで乾杯のあいさつ、そして予定していた通りフリートークタイムに突入です!

フリートーク(30分×2回)

今回の出席者は18名、18名が1つの部屋にいると、会話がまとまらないのでzoomのブレイクアウトルームを活用しました。

          • ブレイクアウトルームの「自動で割り当てる」で、参加者をランダムに組み合わせることで、普段話さない人と話せるようにした(普段話している人ばかりで集まってしまう可能性ももちろんありますが…)
          • ブレイクアウトルームが自動的に終わるようにオプションを設定
            盛り上がってる途中でも強制的に終了されます(笑)
            自動的に終わることで、あそこの部屋の人が帰ってこない!ということを防げます

ビンゴ

さて、フリートークが終わっていよいよビンゴ開始。
景品を紹介して、みんなにビンゴサイトにアクセスしてもらうだけです。
お子さんも飛び入り参加で大盛り上がり!
ビンゴはベタですが、単純で分かりやすいのでやはり盛り上がりますね。お子さんに喜んでもらえたのがなによりです!

終わってみて・・・

よかった点
            • 1部屋4~6名ぐらいのブレイクアウトルームで話やすかった
            • 他拠点、他プロジェクトの人ともゆっくり会話できた
            • 子供も一緒に楽しめた
            • オンラインだからこそ参加できた(子供のお迎えがあるのでオンサイトだと参加できない)
などなど、他にもよかったという感想を多数いただきました。
改善点
              • ブレイクアウトルームへの割り当てがランダムだけだったので、話したいと思っていた人と話せなかった
              • ブレイクアウトルーム移動後、口火を切る人がいないと静かになってしまう(なかなか話が始まらず時間が足りなくなってしまう)
              • 1セッション30分は短かった
まだまだ改善の余地はあるので、次回はもっといい会にできると思います

最後に

前期にメンバーとフィードバック面談をしていても、「雑談が少なくなった」という声が多く上がっていました。

出社していれば、業務開始前、終了後、ちょっとした息抜きのときに近くの方と雑談ができますが、Zoomでは雑談はハードルが高いと感じる方が多いようです。

普段であれば、他拠点のメンバーとゆっくり話す機会がない人やお子さんが入った会話など、オンラインならではのメリットもたくさんあると感じた忘年会でした。
次は部門全員で開催してみたいと思います!

コロナ禍でみんなで集まることはできませんが、コミュニケーション不足を感じている方は是非お試しください!